Handbook: Organisation

Für die Organisation des Berliner WordPress Meetups verwenden wir unterschiedliche Tools für die Kommunikation und das Projektmanagement.

Ziel des Workflows ist es, dass die Kommunikation offen stattfindet um transparent zu sein und damit Einstieg für neue Mitorganisatoren*innen leichter ist. Außerdem ist so gewährleistet, dass bestimmte Organisationspunkte nicht von einer Person abhängig ist und das Team einspringen kann und es leichter fällt Aufgaben abzugeben.

Unsere Tools

Slack

Unser Slack-Channel befindet sich im Slack der deutschprachigen WordPress Community (dewp.slack.com).

Hier besprechen wir alle Belange des Berliner WordPress Meetups. Davon ausgenommen sind nur sensible Themen wie Code of Conduct Verstöße die privat besprochen werden. Alle anderen organisatorischen Themen und Fragen rund um das Meetup werden dort besprochen.

Beitreten:

  1. Trete dem dewp-Slack bei -> Anleitung Slack beitreten
  2. Trete dem Berliner Channel bei dewp.slack.com/messages/meetup-berlin
  3. Sag Hallo

Trello

Wir verwenden Trello um einen Überblick über die einzelnen Meetups und anstehende ToDos zu haben. Zudem können wir hier die Aufgaben einzelnen Personen zuweisen und Themenideen und mehr sammeln. Das Trello Board ist nur nach Einladung sichtbar. Schreibt gerne im Slack Channel wenn ihr Zugang bekommen wollt.

Meetup.com

Auf Meetup.com veröffentlichen wir alle unsere Meetups und darüber läuft auch die Anmeldung. Sobald du Teil des Orga-Teams bist, schalten wir dich auch gerne als Admin für die Meetups frei.

Gmail

Über die Mailadresse wpmeetupberlin@gmail.com kommunizieren wir mit den Locations und anderen Drittparteien. Dies hat den Vorteil, dass die Kommunikation nicht von einer Person abhängig ist und mehrere Personen aktiv bei der Orga helfen können, vor allem wenn jemand mal ausfällt.

Zugang zum Mail-Account auf Anfrage.

Social Media

Das Berliner WordPress Meetup kommuniziert über verschiedene Social Media Plattformen. Dazu zählen:

  • Twitter
  • Facebook-Seite
  • Facebook-Gruppe
  • Youtube
  • Blog

Twitter

Über Twitter verbreiten wir Neuigkeiten zu unserem Meetups.

Unser Twitter-Account ist: twitter.com/wp_berlin. Zugang gerne auf Anfrage.

Facebook Seite

Ebenfalls wie bei Twitter verbreiten wir hier Neuigkeiten rund um unsere Meetups. Unsere Facebook-Seite ist: facebook.com/WPMeetupBerlin (Zugang gerne auf Anfrage.)

Facebook Gruppe

In unserer Facebook-Gruppe „WordPress Berlin Brandenburg“ helfen wir bei WordPress-Problemen, stehen mit der Berliner Community in Kontakt und teilen Neuigkeiten rund um WordPress.

Gerne könnt ihr auch hier als Admins freigeschlatet werden, sobald ihr Teil des Orga-Teams seid.

Youtube

Wir haben einen recht neuen Youtube-Kanal, der noch etwas Liebe vertragen könnte. Hier werden wir in Zukunft Videos von unseren Meetups hochladen. Zugang auf Anfrage.

Hootsuite

Über Hootsuite können wir unsere Social Media Kanäle einfach pflegen.

Blog

Diese Webseite ist natürlich ebenfalls ein Teil der WordPress-Organisation. Hier sammeln wir Informationen und Links aus den Meetups, sammeln Ressourcen rund ums Contributen und dient als allgemeiner Informationssammelpunkt. Zugang auf Anfrage.

Unser Workflow

Wir haben im Moment unterschiedliche Meetup-Formate, um die sich unterschiedliche Personen kümmern. Jedes Meetup sollte mindestens zwei (besser mehr) Hauptverantwortliche haben.

Im Allgemeinen ist der Ablauf wie folgt:

  1. Gedanken machen zum Meetup Format und zur Zielgruppe. Was wollen wir mit dem Meetup erreichen, wen wollen wir ansprechen? Was wollen wir im Meetup machen (Netzwerken, Vortrag, Workshop,..).
  2. Team und Mitorganisatoren finden: man sollte ein Meetup nicht ganz alleine planen. Erzähl uns im Slack von deiner Idee und finde Mitstreiter, die dir helfen.
  3. Location: Welche Location würde sich eignen? Wie viel Platz brauchen wir? Ist die Location barrierefrei und zentral gelegen? Brauchen wir Internet? Gibt es Steckdosen?
  4. Locations anschreiben. Im Idealfall sollten die Locations als Raumsponsor fungieren, da wir von den Teilnehmern keinen Eintritt verlangen können. Unter bestimmten Umständen, kann man auch einen Zuschuss von der WordPress Fundation bekommen. Dazu muss man ein Formular ausfüllen und eine Anfrage stellen.
  5. Meetup auf Meetup.com einstellen: sobald mit der Location ein Event fest ausgemacht ist, kann es auf Meetup.com veröffentlicht werden. Wichtig ist zu beachten ist, ob es eine Teilnehmergrenze gibt und diese auch einzustellen auf Meetup.com. Zudem sollte es eine gute und konkrete Beschreibung geben, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Dazu gehören zum Beispiel das Thema,  welches Skill-Level erwartet wird, in welcher Sprache das Meetup stattfindet usw.
  6. Speaker: Wenn du Speaker im Meetup hast, solltest du vorher dich gut abstimmen. Wieviel Zeit steht zur Verfügung, wie ist die Technik vor Ort, wer sind die Teilnehmer usw.
    Lass dir auch vorab die Folien schicken und bitte den Speaker sich den Code of Conduct durchzulesen.
  7. Marketing: Teile dein Meetup auf Twitter, Facebook und Co. (und vergiss vor allem nicht, dass Meetup auf Meetup.com auch anzukündigen), damit potenzielle Teilnehmer von dem Meetup erfahren.
  8. Kurz vor dem Meetup: verteile die einzelnen Aufgaben die bei dem Meetup anfallen unter den Organisatoren. Ist eine Anmeldung nötig? Wer macht diese? Wer kümmert sich um die Technik, wer um den Speaker? Was müsst ihr mitbringen? Wollt ihr das Meetup aufzeichnen usw. Eine kleine Hilfe dazu findet ihr im Trello Board. Dort haben wir eine Musterkarte für die Meetup-Organisation erstellt, die ihr einfach duplizieren und anpassen könnt.
    Überlegt euch auch, was ihr ansagen wollt und wer dies macht.
  9. Meetup: Bei dem Meetup seid ihr die Gastgeber und ihr tragt die Verantwortung, dass sich alle wohlfühlen. Achtet daher vor allem auf die Einhaltung des Code of Conducts. Dazu solltet ihr diesen gut kennen und am Besten auch am Anfang ansagen. Und ganz wichtig! Vergesst bei all der Organisation nicht, dass Meetup zu genießen. Denn das habt ihr auf die Beine gestellt und darauf könnt ihr stolz sein! Und falls mal etwas schief gehen sollte, ist es auch nicht schlimm.
    Vergesst auch nicht den Raumsponsoren und den Mitarbeitern der Location zu danken und fragt am Ende, ob ihr ihnen noch helfen sollt beim Aufräumen, umbauen von Stühlen und Tischen usw.
  10. Nachbereitung: Manchmal fallen noch Aufgaben nach dem Meetup an. Zum Beispiel die Mitschnitte schneiden und veröffentlichen. Links und Ressourcen zusammenstellen, Kommentare beantworten usw.

Noch mehr Informationen gibt es im Meetup Organizer Handbook.

Da die Organisation eines Meetups auch mal recht umfangreich sein können, solltet ihr also am Besten ein Team sein. Zögert auch nicht um Rat und Hilfe zu bitten. Wir helfen euch gerne, wenn ihr ein Meetup starten wollt oder uns bei der Organisation unterstützen wollt.